Переезд офиса в Петербурге: трудности, которых можно избежать

Офис любой компании, независимо от направления деятельности коммерческой структуры, — это многогранный, сложный механизм, даже малейшие нарушения в работе которого могут привести к полному краху бизнеса. Поэтому владельцы компаний стараются как можно меньше вмешиваться в слаженную работу офисных сотрудников, если это не продиктовано необходимостью контроля или внесения изменений в алгоритм работы коммерческой структуры. Однако, в любой компании рано или поздно возникают объективные трудности, которые нарушают слаженный офисный организм. Проблемы появляются по объективным или независящим от руководства фирмы и офисных работников причин. В последнем случае, предотвратить вмешательства в работу офиса невозможно. Остается только проводить мероприятия, направленные на минимизацию потерь рабочего время. При запланированной же остановке работы офиса коммерческой структуры, руководители компаний всеми силами стараются построить работу своих подчиненных таким образом, чтобы нормальная деятельность фирмы претерпела как можно меньше изменений.

Как заказать переезд офиса

К одной их таких проблем для компании относится переезд офиса, сопровождающих который трудностей можно избежать лишь при правильном планировании мероприятия. Первая задача, которая стоит при этом перед владельцем коммерческой структуры, заключается в выборе организации, предлагающей услугу по переезду офиса компании в новое помещение. Выбор ее следует начинать с общения с партнерами и клиентами, которым уже доводилось пережить один переезд офиса в Петербурге, который, как говорят в народе, хуже пожара и наводнения. Полученная информация будет полезной сразу по нескольким направлениям. Во-первых: таким образом можно узнать примерные цены на рынке офисных переездов в городе. Во-вторых: можно найти транспортную компанию, гараж с грузовой техникой которой располагается на минимальном удалении от старого и нового офиса. В-третьих: не трудно будет выбрать несколько организаций, качество услуг которых находится на достаточно высоком уровне. В-четвертых: можно получить информацию о наличии в той или иной компании собственных грузчиков, которые значительно облегчают офисный переезд. И только отобрав несколько наиболее приемлемых вариантов, можно непосредственно приступать к заключению договора на предоставление транспортных услуг.

Договор на оказание услуги переезда офиса

Услуга переезда офиса в Петербурге обязательно должна быть подкреплена документально — договором, составленным в соответствии с действующим в Российской Федерации законодательством. Правильно составленный договор на переезд офиса включает в себя следующие основные пункты.

1. Предмет договора — пункт содержит данные об основной и дополнительных услугах, которые обязуется выполнить перевозчик (далее — исполнитель) в рамках данного договора, а также сведения о приеме работ со стороны владельца компании или ответственного за переезд офиса должностного лица (далее — заказчик).

2. Обязанности исполнителя и заказчика — самый масштабный пункт договора на оказание услуги переезда офиса, в котором расписано до мелочей, какие работы будет выполнять исполнитель, а также какие условия должен обеспечить заказчик. Как правило, исполнитель обязуется:

• прибыть на объект в заранее оговоренное время;
• разобрать мебель и отключить офисную технику;
• упаковать все перевозимые в новый офис предметы;
• произвести вынос всех предметов из офиса и выполнить их погрузку;
• перевезти мебель, офисную технику, документы и другие предметы в целости и сохранности к новому зданию в заранее оговоренный срок;
• разгрузить автомобиль и произвести занос мебели, оргтехники, документов и других предметов в новый офис;
• распаковать мебель и офисную технику, расставив предметы в помещении на заранее указанные места;
• произвести передачу работы заказчику, о чем будет составлен акт принятия.

Со своей стороны, заказчик работ обязуется:

• известить исполнителя о дате переезда офиса за несколько дней;
• обеспечить подъездные пути к старому и новому офисам;
• обеспечить отключение офисной техники, если эта обязанность не лежит на исполнителе; проверить сохранность перевозимых предметов перед упаковкой;
• выделить лицо для сопровождения грузовой машины с мебелью, оргтехникой, документами и другими офисными предметами;
• принять работу после размещения перевозимых предметов в новом офисе, указав на неисправности, повреждения и высказав другие замечания, например, по срокам проведения работ, если таковые имеются.

3. Порядок расчетов — информация о стоимости основной и дополнительных услуг, а также данные о внесении заказчиком работ платежей за оказанную услугу, с указанием валюты, наличия предоплаты, ставок за предоставление основной и дополнительных услуг. Кроме этого, в данном пункте указывается ответственность заказчика за просроченный платеж (платежи) и внесение неполной суммы, с указанием штрафных санкций, размера неустоек и т. п.

4. Ответственность сторон — ответственность исполнителя и заказчика за невыполнение какого-то из пунктов договора и отсутствие ответственности исполнителя перед заказчиком переезда офиса при наступлении непредвиденных случаев, с предметным их указанием.

5. Сроки действия — временной период, в течении которого действует договор на оказание услуги офисного переезда.

6. Реквизиты сторон — физические и юридические адреса сторон договора на оказание услуги офисного переезда, а также, при необходимости, банковские реквизиты сторон.

Как правило, грузовые компании предлагают стандартный договор на оказание услуг, в котором не содержатся так называемые подводные камни. Однако, не стоит пренебрегать возможностью наличия технической ошибки в каком-то из пунктов договора, возникшей в результате пресловутого человеческого фактора. Подписание договора лучше осуществлять в присутствии собственного или наемного юриста, который подтвердит или опровергнет состоятельность документа. Таким образом можно избежать неприятностей, связанных со срывом сроков оказания услуги, повреждения или утери перевозимых предметов, за сохранность которых исполнитель несет полную ответственность в рамках договора на переезд офиса в Петербурге.