Правила перевозки офисной техники: практические советы

Решиться на самостоятельный переезд в новое офисное помещение может лишь небольшая фирма, все имущество которой в офисе состоит из нескольких столов и двух-трех компьютеров. Крупные же компании, офисные площади которых составляют сотни и даже тысячи квадратных метров, вынуждены обращаться при необходимости сменить помещение к коммерческим структурам, специализирующимся на офисных переездах. Сотрудники таких фирм признаются, что самое трудное при переезде офиса, независимо от его площади и количества работников, — это транспортировка офисной техники: персональные компьютеры, ноутбуки, печатные и копировальные машины, сканеры и т. п. Сложность перевозки офисной техники, в первую очередь заключается в хрупкости корпуса и «нежных» микросхемах, даже незначительный удар по которым способен полностью вывести технику из строя. Конечно, специалисты специализирующихся на офисных переездах компаний как никто другой знают, как правильно подготовить технику к транспортировке, чтобы полностью исключить ее повреждение во время транспортировки и погрузочно-разгрузочных работ. Однако, существует несколько правил, которые хорошо бы знать сотрудникам компаний, ответственным за переезд собственного офиса.

1. Первым делом, офисную технику необходимо правильно подготовить к перевозке. Все съемные элементы должны быть демонтированы, а электрические кабеля отсоединены, смотаны и уложены в отдельную тару. Данную работу лучше получить штатному системному администратору, который есть практически в каждой более-менее крупной коммерческой структуре. Во-первых: администратор лучше других знает, какие узлы офисной техники можно и нужно демонтировать. Во-вторых: таким образом будет сохранен порядок отключения офисной техники, который важен при ее подключении на новом месте. В-третьих: системному администратору лучше обычных офисных сотрудников известно, как говорится, с какой стороны лучше подойди к технике, чтобы при отсоединения кабелей и демонтажа съемных элементов не навредить компьютерам, сканерам, копировальным аппаратам и т. п.

2. Для каждой едины офисной техники необходимо выделить собственную тару — или «родной» ящик с пенопластом внутри, или упаковку из плотного картона, свободное место в которой после размещения техники нужно заполнить мягкой тканью, пенопластовыми шариками или любым другим материалом, поглощающим удары. Коробки для упаковки и мягкий материал можно свободно приобрести в специализированных магазинах, причем за относительно небольшие деньги. Ответственным за упаковку офисной техники лучше сделать одного человека, который будет строго контролировать сам процесс, а также маркировать каждую коробку и вести список перевозимой офисной техники. Таким образом можно будет предъявить претензии перевозчику, если одна или несколько единиц офисной техники будут утеряны в процессе транспортировки или погрузочно-разгрузочных работ.

Быстрая и безопасная транспортировка офисной техники напрямую зависит от компании-перевозчика, к выбору которой необходимо подходить максимально ответственно. Помимо традиционных критериев выбора — легальное ведение бизнеса, положительная репутация на рынке, опыт работы в течении нескольких лет — также необходимо учитывать состояние автомобильной грузовой техники в компании. Практика показывает, что более половины задержек при переезде в другой офис возникает в результате поломок машин в пути следования. Статистику потерь и повреждения офисной техники из-за неважного состояния грузовых машин никто не ведет. Однако, можно с уверенностью предположить, что процент таких «неприятностей» при офисных переездах довольно высокий.